Estrategias y mejores prácticas en despliegues de SAP S/4HANA

2.1 Estrategias de despliegue de ERP: opciones

Cuando se plantean implementar un sistema ERP en varias localizaciones (Rollout), las organizaciones pueden elegir entre tres enfoques principales, los cuales se diferencian en el grado de flexibilidad que ofrecen y en los riesgos y costes asociados.

1. Modelo global con despliegues locales

2. Proyectos individuales

3. Sistema de consolidación

El primer enfoque, un modelo global con implementación local, utiliza un modelo predefinido basado en un conjunto de procesos de negocio, el TOM, modelos de aplicación y herramientas de gestión de proyectos y de gestión de cambios. Es la opción habitual para las grandes implementaciones, ya que reduce los costes de implementación y estandariza los procesos de negocio en todas las divisiones y filiales. Para las entidades locales, implementar un TOM predefinido puede suponer cambiar su forma de trabajar. Sin embargo, se suele preferir porque los costes generales de implementación son bajos y estandariza las operaciones globales en todas las filiales.

El segundo enfoque, los proyectos individuales, ofrece más flexibilidad para cubrir los procesos de negocio diversificados en distintas zonas geográficas y divisiones, en los que el despliegue de un modelo rígido puede ser muy arriesgado. En este contexto, las empresas pueden optar por enfoques de implementación más flexibles, creando el modelo inicial sobre la funcionalidad estándar de SAP. Para este caso, las mejores prácticas de SAP se toman como punto de partida y, a continuación, se realizan ajustes en el modelo en función de las necesidades de las entidades locales conforme se implementa. Cada despliegue es básicamente una nueva implementación en la que solo el punto de partida (el modelo) es el mismo.

El tercer enfoque, el sistema de consolidación, es un enfoque que podrían elegir las organizaciones que operan con éxito de forma independiente con diferentes modelos empresariales. Por diversas razones, es posible que una organización no desee arriesgarse con la armonización de las operaciones hasta un nivel regional. Las organizaciones pueden decidir implementar una base de datos empresarial centralizada con detalle de cuenta contable o bien desplegar procesos de consolidación en sistema SAP S/4HANA, en función de sus objetivos.

Según nuestra experiencia, las multinacionales que han estandarizado las operaciones de sus filiales, o bien funcionan como una entidad centralizada, suelen tener un riesgo bajo y menos problemas a la hora de implementar el modelo global. Ejemplos de este tipo de organizaciones son la multinacional suiza de alimentos y bebidas Nestlé la multinacional estadounidense de productos de consumo Colgate-Palmolive o la multinacional de fabricación de cerveza y bebidas SABMiller (adquirida en 2016 por AB Inbev).

Por otro lado, las organizaciones que operan como entidades locales autónomas e independientes (por ejemplo, cuando el negocio crece a través de adquisiciones), tendrán dificultades para adoptar procesos y estructuras estandarizados para toda la empresa. Una visión fuerte y clara, así como una sólida gestión del cambio, son elementos sumamente importantes para que esta implementación sea un éxito. Para focalizarse en la transformación empresarial se requiere un fuerte liderazgo respetado por la organización.

Para elegir el enfoque adecuado, es importante tener en cuenta el alcance funcional y los procesos que se incluirán en el programa de implementación. Tomamos como referencia la implementación de una solución global de SAP en la industria manufacturera, donde existen fábricas que funcionan independientemente. La estandarización de procesos y modelo de datos en todas sus ubicaciones requiere adaptar sus operaciones y sus líneas de producción. Mientras que la implementación en departamentos centrales (como recursos humanos y finanzas) puede lograrse con menor riesgo e impacto en las operaciones de cada país.

Veamos ahora algunos pros y contras de las diferentes estrategias de despliegue descritas.

2.1.1 Estrategias de despliegue – Evaluación de pros y contras

A continuación, se exponen algunas características de las distintas estrategias de despliegue mencionadas:

Modelo global con despliegues locales

Pros

• Mayor facilidad para implementar las mejores prácticas y para la armonización de los procesos, los modelos de datos y la usabilidad del sistema tras la implementación.
• Los procesos y funciones se pueden copiar y utilizar entre las diferentes áreas de negocio.
• El conjunto de procesos constituye la base del modelo global.
• Solo se modifica el sistema para considerar los requerimientos legales.
• Los procesos son difíciles de cambiar una vez que se han establecido, siendo una ventaja para la gestión de la gobernanza.
• Es el mejor enfoque para tener una instancia «global» y todas las operaciones en un único sistema, con lo cual se dispone de mayor visibilidad de las operaciones globales en un único lugar para todas las filiales.
• Procesamiento de transacciones a menor coste y con menos gestión, lo que permite a los departamentos de soporte agruparse para generar mayor valor de negocio.
• Mapa de sistemas armonizado, con menor número de aplicaciones informáticas e interfaces, lo que optimiza el modelo de soporte (menores costes de mantenimiento).
• Integración más eficaz de nuevos países o empresas en el modelo operativo existente, especialmente para fusiones y adquisiciones.

Contras

• Es necesario realizar un trabajo previo para definir qué procesos son globales y cuáles son locales. Esta tarea puede percibirse como una ralentización del progreso, pero si se hace bien, acelerará el desarrollo y la implementación más adelante.
• Es necesario definir claramente las secuencias de tareas requeridas para completar primero el modelo global y desplegarlo en una ubicación apropiada.
• Se requiere una sólida gobernanza para garantizar el cumplimiento de las normas.

Comentarios

• Los modelos globales suelen utilizarse como estándar para las implementaciones de SAP internacionales.
• Para este tipo de implementación, es importante contar con un modelo operativo claro y consensuado.

Proyectos individuales

Pros

• Pueden configurarse rápidamente.
• Los proyectos pueden ejecutarse en paralelo.
• Facilidad para escindir un negocio en el marco de una desinversión.

Contras

• El modelo global se utiliza como referencia y puede resultar difícil garantizar la implementación del TOM global.
• La funcionalidad no puede copiarse fácilmente de un proyecto a otro.
• Es necesario dialogar constantemente con las entidades locales durante el despliegue.
• Para evitar la redundancia de requerimientos de negocio, las filiales asumen los costes de las funcionalidades adicionales.
• Es complejo consolidar los resultados empresariales y la visibilidad entre los diferentes proyectos.
• Aumento de los costes y ausencia de métodos de trabajo normalizados.

Comentarios

• Los proyectos individuales solo deben realizarse si está claro que las unidades de negocio de cada proyecto se gestionan de forma independiente.
• Existe un alto riesgo de que cada proyecto tome su propio camino sobre cuáles deben ser los procesos comunes.
• Será difícil garantizar la aplicación de las mejores prácticas en los distintos proyectos sin una firme gobernanza.

Sistema de consolidación

Pros

• En comparación con los proyectos individuales, ofrecen una mejor consolidación de los resultados empresariales y mayor visibilidad a través de los diferentes proyectos.
• Similares ventajas que los proyectos individuales.

Contras

• Coste de implementación y gestión del sistema de consolidación.
• Similares contras que los proyectos individuales.

Obviamente, las organizaciones pueden utilizar una combinación de estas estrategias en distintos grados. Por ejemplo, el desarrollo de un modelo básico al inicio del proyecto que evoluciona mediante pequeños ajustes a lo largo del mismo. Este enfoque ofrece una solución intermedia entre ambos extremos.

Sin embargo, el enfoque basado en modelos globales predefinidos parece seguir siendo la estrategia más utilizada, ya que las organizaciones pueden beneficiarse del bajo coste de implementación y de la visibilidad en todas las entidades locales tras la puesta en marcha.