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Controlling mit SAP S/4HANA – Customizing Kostenstellenrechnung

Controlling mit SAP S/4HANA – Customizing Kostenstellenrechnung

Sprache

Deutsch

Seiten

252

Niveau

Fortgeschritten

ISBN

9783960123224

ISBN-Druck

9783960122791

Gedrucktes Buch

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  • Seiten:252
  • ISBN:9783960123224
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Dieses Buch gibt SAP- und Inhouse-Beratern mit dem Schwerpunkt Controlling sowie fortgeschrittenen Sachbearbeitern einen Einblick in das Customizing der Kostenstellenrechnung mit SAP S/4HANA.

Nach einer Einführung in die Grundlagen des Gemeinkostencontrollings steigen Sie in die Konfiguration der Organisationsstruktur und Stammdaten der Kostenstellenrechnung ein. Sie befassen sich mit den Einstellungen zur Planung und Budgetierung für Kostenstellen sowie mit der Obligoverwaltung und der Mittelbindung. Anschließend dreht sich alles um den Periodenabschluss in den Ausprägungen Abgrenzung, Gemeinkostenzuschläge sowie Einrichtung der periodischen Verrechnungszyklen (für Umbuchung, Umlage, Verteilung) und der indirekte Leistungsverrechnung. Dabei gehen die Autoren auch auf die neue universelle Verrechnung ein.

Dem Aufbau eines Berichtswesens widmen die Autoren ein eigenes Kapitel und erläutern, wie Sie die im SAP GUI genutzten Report-Painter-Berichte zukünftig noch einsetzen können.

  • Grundlegendes Customizing im Controlling
  • Planung, Etatverwaltung und Budgetierung auf Kostenstellen
  • Obligo, Mittelbindung und Periodenabschluss
  • Fiori-Apps der universellen Verrechnung

Leseprobe

1.2.1 Kostenrechnungskreis

Während der Buchungskreis (siehe Abschnitt 1.1.1) die zentrale Komponente des externen Rechnungswesens ist, stellt der Kostenrechnungskreis die zentrale Organisationseinheit im Controlling dar. Von ihm sind alle weiteren Stammdaten und Einstellungen abhängig.

Die Sachkonten können, wie am Anfang von Kapitel 1 erläutert, sowohl im Controlling als auch in der Finanzbuchhaltung genutzt werden. Über den Kostenrechnungskreis steuern Sie jedoch, welche CO-Teilkomponenten, in unserem Fall die Kostenstellenrechnung, verwendet werden sollen, und legen entsprechende Customizing-Einstellungen fest. Ein Kostenrechnungskreis ist aus Sicht des Controllings als Organisationseinheit definiert, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann.

Sie erstellen einen Kostenrechnungskreis über folgenden Pfad im Customizing: Controlling • Controlling Allgemein • Organisation • Kostenrechnungskreis pflegen. In der sich öffnenden Sicht wählen Sie erneut Kostenrechnungskreis pflegen und klicken in der Übersicht Kostenrechnungskreise (siehe Abbildung 1.10) auf die Schaltfläche Customizing .

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Abbildung 1.10: Kostenrechnungskreis pflegen – Sicht »Grunddaten ändern«

Im folgenden Fenster (siehe Abbildung 1.11) sehen Sie in der linken Spalte mehrere Ordner. Hier wählen Sie die einzelnen Sichten Ihres Kostenrechnungskreises aus. In unserem Beispiel sind in den Grunddaten für den Kostenrechnungskreis ein Schlüssel ZET0 CalloutCaption und die Bezeichnung Espresso Tutorials Muster festgelegt. Im Abschnitt für die Buchungskreiszuordnung (Bukrs-> Kokrs) wählen wir die Option 2 Buchungskreisübergreifende Kostenrechnung CalloutCaption. Hierdurch können unserem Kostenrechnungskreis mehrere Buchungskreise zugeordnet werden. Hätten wir uns für 1 Kostenrechnungskreis analog Buchungskreis entschieden, müsste auch der Schlüssel identisch zum Buchungskreis sein.

Sofern Sie die Variante 1 wählen, können Sie über die Schaltfläche alle im Buchungskreis bereits definierten Parameter wie Kontenplan oder Geschäftsjahresvariante in den Kostenrechnungskreis übertragen.

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Abbildung 1.11: Kostenrechnungskreis – Zuordnung und Währung

Im Abschnitt Währungseinstellung legen Sie den Währungstyp und die Währung CalloutCaption fest. Abhängig vom gewählten Währungstyp wird gesteuert, welche Währung im Kostenrechnungskreis zulässig ist und ob sie von der des Buchungskreises abweichen darf. Neben dem Währungstyp 10 Buchungskreiswährung haben Sie u.a. die Möglichkeit, mit 30 Konzernwährung eine übergreifende Währung zu wählen. In diesem Fall würde auch das Kennzeichen Abw. BuKrsWährung automatisch gesetzt.

In unserem Beispiel ist die Entscheidung für den Währungstyp 10 – Buchungskreiswährung gefallen und für EUR als Währung (siehe und CalloutCaption in Abbildung 1.12).

Abweichende Konzernwährung

Sollten Sie als Währungstyp 30 Konzernwährung gewählt haben, wird die Übernahme der Konzernwährung auf Mandantenebene verlangt. Falls Ihr Unternehmen Niederlassungen außerhalb der europäischen Währungsunion hat, z.B. in den USA, könnten Sie hier eine zentrale Währung hinterlegen. Die Konzernwährung pflegen Sie im Anwendungsmenü über Werkzeuge • Administration • Verwaltung • Mandantenverwaltung • Mandantenpflege (Transaktion SCC4). Durch Doppelklick auf Ihren Mandanten erscheint die Detailsicht, in der Sie über den Parameter Std.Währung die Standardwährung für den gesamten Mandanten bestimmen.

Im Abschnitt weitere Einstellungen weisen wir unseren Kostenrechnungskreis einen Kontenplan und eine Geschäftsjahresvariante (Gesch.Jahresvariante) CalloutCaption zu.

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Abbildung 1.12: Kostenrechnungskreis – weitere Einstellungen

Bei der Zuweisung der Kostenstellen-Standardhierarchie (KStellenStandardhier) ZET0 erhalten Sie die Meldung »Die Standardhierarchie ZET0 existiert nicht«, verbunden mit der Frage, ob diese angelegt werden soll bestätigen Sie mit Ja (siehe Abbildung 1.13).

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Abbildung 1.13: Standardhierarchie prüfen

Für das Anlegen von Kostenstellen benötigen Sie in der Stammdatenpflege eine Zuordnung zu einer Struktur der Kostenstellen, die man in der Kostenstellenrechnung als Standardhierarchie bezeichnet. Falls diese Struktur noch nicht vorhanden ist, wird sie unter der von Ihnen gewählten Bezeichnung als oberster Knoten angelegt. Später können Sie diese Standardhierarchie pflegen und ggf. weitere Hierarchieknoten (Gruppen oder Sets) ergänzen. Dazu kommen wir in Abschnitt 2.2.2. Der oberste Knoten der Standardhierarchie umfasst später alle Kostenstellen eines Kostenrechnungskreises.

Mit SAP S/4HANA können Sie in den weiteren Einstellungen zum Kostenrechnungskreis eine führende Bilanz-und-GuV-Struktur (Führende Bi-/GuV-St. siehe in Abbildung 1.12) hinterlegen. Auch an dieser Stelle sind Finanzbuchhaltung und Controlling im Berichtswesen einander angenähert.

Nachdem Sie den Kostenrechnungskreis angelegt haben, müssen Sie ihm noch einen Buchungskreis zuordnen. Hierfür doppelklicken Sie in der linken Bildschirmhälfte auf die Sicht Zuordnung Buchungskreis(e) (siehe in Abbildung 1.14). Über die Schaltfläche Customizing weisen Sie dann einen Buchungskreis, in unserem Beispiel ZET2, zu . Sie haben außerdem die Möglichkeit, mehrere Buchungskreise zuzuordnen. Voraussetzung hierfür ist, dass die buchungskreisübergreifende Kostenrechnung eingestellt ist (siehe CalloutCaption in Abbildung 1.11). Zudem müssen alle betroffenen Buchungskreise sowie der Kostenrechnungskreis denselben Kontenplan und dieselbe Geschäftsvariante verwenden. Unterschiedliche Währungen sind hingegen zulässig.

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Abbildung 1.14: Zuordnung Buchungskreise

Sobald Buchungskreis und Kostenrechnungskreis angelegt sind, ist der grundlegende Aufbau Ihrer Organisationsstruktur bereits erledigt.

Aufbau der Organisationsstruktur

Es gibt eine klare Empfehlung der SAP, für das gesamte Unternehmen nur einen Kostenrechnungskreis zu führen. Dies bedeutet, dass Sie alle Buchungskreise einem Kostenrechnungskreis zuordnen. Daraus leiten sich die folgenden hervorgehobenen Vorteile ab:

  • Ein Buchungskreis darf einem Kostenrechnungskreis nur dann zugeordnet werden, wenn beide dieselbe Geschäftsjahresvariante und denselben Kontenplan verwenden. Damit können Sie gewährleisten, dass alle Buchungskreise denselben Kontenplan verwenden, und stellen auf diese Weise eine grundlegende Standardisierung sicher.
  • Stammdaten wie Kostenstelle oder Profitcenter müssen für jeden Kostenrechnungskreis angelegt werden. Bei nur einem Kostenrechnungskreis verringern Sie den Aufwand für die Stammdatenpflege erheblich. Gleiches gilt auch für die Pflege der Sachkonten.
  • Sie können buchungskreisübergreifende Auswertungen im Controlling ausführen. Es ist nicht möglich, in einem Bericht unterschiedliche Kostenrechnungskreise anzuzeigen. Allerdings gestattet das Controlling, innerhalb Ihres Kostenrechnungskreises Buchungen aus mehreren Buchungskreisen zusammenzufassen und so in der Kostenrechnung auch mehrere Buchungskreise (bspw. Konzerngesellschaften) für ein übergreifendes Berichtswesen darzustellen. In diesem Fall bildet die Kostenrechnung quasi eine Klammer für die Finanzbuchhaltung.
  • Grundlegende Funktionen im Controlling, etwa die innerbetriebliche Verrechnung, sind nur innerhalb eines Kostenrechnungskreises zulässig. Sie ermöglichen Ihnen die Abbildung von Kosten- und Leistungsbeziehungen im Rahmen Ihrer Kostenrechnung sowie umfangreiche Verrechnungen im Controlling, auf die wir in Kapitel 5 intensiver eingehen werden.

Während Sie auf der organisatorischen Ebene des Buchungskreises im externen Rechnungswesen eine Bilanz und GuV erstellen können, haben Sie innerhalb eines Kostenrechnungskreises die Option, auch über unterschiedliche Teilbereiche Ihres Unternehmens (bspw. Gesellschaften eines Konzerns) ein Berichtswesen und eine Gesamtsicht über alle Unternehmensbestandteile abzubilden.

Gerade im Konzernumfeld sollten Sie sich schon im Vorfeld Gedanken über zu hinterlegende Währungen und eventuelle Erweiterungen um weitere Buchungskreise sowie über die damit einhergehende Zuordnung zum Konzernkostenrechnungskreis machen. Ausschlaggebende Kriterien für oder gegen eine buchungsübergreifende Kostenrechnung sind die abzubildenden Geschäftsprozesse im Rechnungswesen sowie ihr organisatorisches Umfeld. Der Kostenrechnungskreis ist dabei die höchste Ebene für Ihr Unternehmensberichtswesen, auf der Berichte erstellt werden können. Wenn Sie Stammdaten innerhalb Ihres Kostenrechnungskreises angelegt haben, können Sie bereits zugeordnete Buchungskreise nicht mehr entfernen, aber noch weitere Buchungskreise hinzufügen.

Anlage Kostenrechnungskreis

In der Videosammlung »Controlling mit SAP S/4HANA – Customizing Kostenstellenrechnung«, die Sie über den frei zugänglichen Bereich unserer SAP-Lernplattform aufrufen, lernen Sie im Video »Kostenrechnungskreis« mehr zur Anlage des Kostenrechnungskreises ZET0. Wie Sie den Zugang zum Video erhalten, haben wir im Vorwort beschrieben.

Im späteren Verlauf können Sie im Kostenrechnungskreis unter dem Punkt Komponenten aktivieren/Steuerungskennzeichen (siehe Abbildung 1.14) noch einzelne Controlling-Komponenten aktivieren, wie im Kapitel 2 die Kostenstellenrechnung.

Meldungen beim Sichern

Im Video zur Anlage eines Kostenrechnungskreises sehen Sie unterschiedliche gelbe Warnungen, die nicht direkt mit dem angelegten Kostenrechnungskreis im Zusammenhang stehen. Das liegt daran, dass hier weitergehendes Customizing geprüft wird, wie bspw. nicht zugeordnete Buchungskreise oder Inkonsistenzen in anderen Kostenrechnungskreisen. Für unseren Kostenrechnungskreis ZET0 können diese ignoriert werden.

1.2.2 Nummernkreise

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg durchführen! So fallen im Controlling jede Menge Belege an, die entsprechend mit Belegnummern festzuhalten sind. Über Nummernkreise steuern Sie, wie die Nummern für Belege im Controlling vergeben werden. Seit SAP S/4HANA sind diese Belegnummern für das Controlling allerdings nur noch aus Kompatibilitätsgründen vorhanden und werden am FI-Beleg fortgeschrieben (siehe Hinweiskasten am Ende dieses Absatzes). Alle Belege im Controlling sind über den sogenannten Vorgang klassifiziert, der den betriebswirtschaftlichen Zweck des Belegs widerspiegelt. Beispiele für solche Vorgänge sind etwa CO-Durchbuchung aus FI (COIN), Anzahlungen (KAZO), Manuelle Kostenverrechnung (KAMV) oder auch Abrechnung Plan (KOAP). Jeden der Vorgänge, die Sie in Ihrem System verwenden wollen, ordnen Sie einer Gruppe zu, die Sie wiederum mit einem Nummernintervall verknüpfen. Somit werden alle Vorgänge ein und derselben Gruppe Belegnummern aus demselben Intervall erhalten. Sie sind bei der Definition der Nummernkreise vollkommen frei – Sie können für jeden Vorgang eine eigene Gruppe mit Nummernkreisen anlegen oder alle Vorgänge derselben Gruppe zuordnen.

Belegnummern im Universal Journal

Jeder im Controlling generierte Beleg wird zusätzlich mit einer Belegnummer aus der Finanzbuchhaltung festgehalten. Der CO-Beleg landet in der Spalte Referenzbeleg in der ACDOCA. Das Speichern von FI- und CO-Belegen in einer gemeinsamen Tabelle unterscheidet SAP S/4HANA vom ECC. Da alle CO-Informationen nun zusätzlich im Universal Journal landen, werden hier auch alle Merkmale des Controllings wie unsere Kostenstellen gespeichert. Vorher waren Finanzbuchhaltungs- und Controlling-Sicht strikt getrennt, abgebildet durch Buchhaltungsbelege (z.B. Sachkontenbelege, Hauptbuchbelege oder einfache Belege) und CO-Belege von Geschäftsvorfällen, die jeweils in eigenen Tabellen gespeichert wurden. Ein direktes Navigieren zwischen einem Buchhaltungsbeleg und dem entsprechenden CO-Beleg war nicht möglich. Das Universal Journal umfasst nun alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge der Finanzbuchhaltung und des Controllings im sogenannten Buchungsbeleg. Die Wahrheit steckt also sowohl für das Controlling als auch für die Finanzbuchhaltung im FI-Beleg.

Sie definieren Nummernkreise im Customizing über Controlling • Controlling Allgemein • Organisation • Nummernkreis für CO-Belege pflegen (Transaktion KANK). Wählen Sie zunächst einen Kostenrechnungskreis (KostRechKreis) aus (siehe Abbildung 1.15).

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Abbildung 1.15: Nummernkreise – Einstieg

Falls Sie mehrere Kostenrechnungskreise im Einsatz haben, können Sie über das Icon CalloutCaption alle Nummernkreise inklusive Gruppen ganz einfach von einem anderen Kostenrechnungskreis kopieren. Wollen Sie jedoch eine neue Zuordnung vornehmen, klicken Sie auf CalloutCaption, um die Gruppen zu definieren. In unserem Fall haben wir die Gruppen und Nummernkreise von einem bestehenden Kostenrechnungskreis kopiert und wechseln nun über zur Bearbeitung der Nummernkreisgruppen.

Sie sehen in Abbildung 1.16 eine Übersicht über die bestehenden Gruppen inklusive der zugeordneten Vorgänge.

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Abbildung 1.16: Übersicht über alle Gruppen

Als Beispiel ist in der Gruppe 01 Primärbuchungen der Vorgang COIN – CO-Durchbuchungen aus FiBu CalloutCaption einem eigenen Nummernintervall zugeordnet. Eine übergeordnete Gruppe umfasst alle nicht zugeordneten Elemente , listet also alle Vorgänge auf, die noch keiner anderen Gruppe zugeordnet worden sind. Um eine neue Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Customizing .

In Abbildung 1.17 tragen Sie zunächst einen Text für die Gruppe ein, hier die Leistungsverrechnung , und geben dann das Nummernintervall (von Nummer CalloutCaption, bis Nummer ) an, in dem Belege zu dieser Gruppe gebucht werden können. Indem Sie den Parameter Extern CalloutCaption aktivieren, legen Sie fest, dass die Nummern für das entsprechende Intervall vom Anwender manuell vergeben werden.

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Abbildung 1.17: Gruppe einfügen

Bezeichnung von Nummernkreisgruppen

Es kann sinnvoll sein, dass Sie ergänzend zum Text der Gruppe einen Platzhalter für das Nummernintervall eintragen. Dies ist vergleichbar mit in Abbildung 1.16, wo neben Primärbuchungen zusätzlich 01........ als Bezeichnung gewählt wurde. Damit ist auch das zugeordnete Nummernintervall als Muster in der Bezeichnung erkennbar. In Abbildung 1.18 ist dies für alle Gruppen umgesetzt, sodass anhand des Gruppentextes der einzelnen Gruppen auch das Nummernintervall (im Beispiel der Leistungsverrechnung 05.........) ersichtlich ist.

Nummernkreise werden nicht nur für Belege, sondern auch für Stammdaten wie z.B. Innenaufträge eingesetzt. Eine externe Nummernvergabe kann etwa dann sinnvoll sein, wenn Sie die Nummerierung Ihrer Aufträge nach einer bestimmten Logik vornehmen wollen. Bei Belegnummern sollten Sie die externe Vergabe nur dann einsetzen, wenn Sie die Nummern über eine Erweiterung nach Ihrer eigenen Logik definieren wollen.

Nachdem Sie Ihre Gruppe gespeichert haben, erscheint diese in der Auflistung Ihrer Gruppen. Wählen Sie nun ein Element aus der Gruppe der nicht zugeordneten Elemente aus und ordnen Sie dieses über die Schaltfläche (siehe CalloutCaption in Abbildung 1.16) einer Gruppe per Doppelklick zu. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 1.18.

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Abbildung 1.18: Gruppenauswahl

Belegnummernkreispflege im Controlling

In der Videosammlung »Controlling mit SAP S/4HANA – Customizing Kostenstellenrechnung«, die Sie über den frei zugänglichen Bereich unserer SAP-Lernplattform aufrufen, erläutert das Video »Belegnummernkreis« die Anlage eines Nummernkreises sowie einer Gruppe. Wie Sie den Zugang zum Video erhalten, haben wir im Vorwort beschrieben.

1.2.3 Versionen

Im Controlling haben Sie die Möglichkeit, über Versionen verschiedene Datenbestände parallel zu führen. Bei der Planung setzen Sie Versionen ein, um unterschiedliche Planungsstände vorzuhalten die Version 0 ist dabei immer die aktuelle Planung, die Sie z.B. auch für die Ermittlung von Tarifen in der Kostenstellenrechnung heranziehen.

Versionen im Plan

Sie führen eine Jahresplanung für das Geschäftsjahr 2024 durch. Ist das Jahr 2024 angebrochen, aktualisieren Sie Ihre Planung zu jedem Quartal. Um die jeweiligen Planungsstände vorzuhalten und auswerten zu können, gehen Sie wie folgt vor:

  • Sie definieren die Versionen 0 (aktuelle Planung), 1 (Jahresplanung), 2 (erstes Quartal), 3 (zweites Quartal), 4 (drittes Quartal) und 5 (viertes Quartal).
  • Zunächst hinterlegen Sie die Jahresplanung für 2024 in Version 0 damit ist diese Planung Ihre aktuelle Version. Außerdem kopieren Sie diese Planung in Version 1, um diesen Planungszustand »einzufrieren«.
  • Zum Ende des ersten Quartals 2024 passen Sie Ihre aktuelle Planung in Version 0 an, um sie auf den neuesten Stand zu bringen. Die nun aktuelle Fassung kopieren Sie in Version 2, um die Plandaten später noch auswerten zu können.
  • Zum Ende von Quartal 2, 3, und 4 verfahren Sie analog: Sie passen die Planung in Version 0 an und kopieren den jeweils aktuellen Stand in die entsprechende Planversion, die dem Quartal zugeordnet ist.

Sie legen Versionen im Customizing über Controlling • Controlling Allgemein • Organisation • Versionen pflegen an (siehe Abbildung 1.19). In der Dialogstruktur navigieren Sie dabei zunächst zum Punkt Allgemeine Versionsdefinition .

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Abbildung 1.19: Allgemeine Versionsdefinition

Für jede Version vergeben Sie einen maximal dreistelligen alphanumerischen Namen sowie eine Bezeichnung CalloutCaption und aktivieren dann je nach Bedarf Kennzeichen:

  • Das Kennzeichen Plan CalloutCaption steuert, ob die Version für die Planung verwendet werden darf.
  • Entsprechend dürfen Sie für eine Version mit dem Kennzeichen Ist CalloutCaption Buchungen im Ist vornehmen.
  • Die Kennzeichen WIP/ErgErm CalloutCaption und Abweichungen CalloutCaption sind für das Produktkosten-Controlling (SAP CO-PC) relevant.
  • In der Spalte exklusive Verwendung CalloutCaption können Sie eine ausschließliche Nutzung für spezielle Anwendungen auswählen keine dieser Anwendungen ist jedoch für die in diesem Buch behandelten Themen relevant. Diese können im Modul Projektsteuerung (SAP CO-PS) für bestimmte Versionen bedeutsam sein.

Neben der Allgemeinen Versionsdefinition können Sie auch Einstellungen zu weiteren Bereichen wie der Profit-Center-Rechnung vornehmen.

Wir konzentrieren uns hier auf die notwendigen Einstellungen zum Kostenrechnungskreis. Markieren Sie dafür das Kästchen der für Sie relevanten Version (siehe hier die Version 0 in Abbildung 1.19), und klicken Sie dann auf Einstellungen im Kostenrechnungskreis CalloutCaption.

Sie erhalten nun ein Auswahlfeld zur Festlegung Ihres Arbeitsbereichs und können Ihren Kostenrechnungskreis, im Beispiel ZET0, hinterlegen (siehe Abbildung 1.20).

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Abbildung 1.20: Arbeitsbereich festlegen

Benutzerparameter

Wenn Sie den Dialog zur Festlegung des Arbeitsbereichs nicht erhalten oder nur die Einstellungen Ihres Kostenrechnungskreises bearbeiten wollen, können Sie auch einen Benutzerparameter (Transaktion SU2 oder im SAP-GUI-Anwendungsmenü unter Mehr • System • Benutzervorgaben • Benutzerdaten im Reiter Parameter) mit der Parameter-ID CAC sowie Ihrem Kostenrechnungskreis als Parameterwert setzen.

Bei Verwendung der Fiori-Oberfläche finden Sie diese Parameter in Ihrem Profil unter Einstellungen • Standardwerte und hier im Abschnitt Controlling als KostRechKreis. Grundsätzlich erfolgt das Customizing bei einem On-Premise-SAP-S/4HANA-System aber in SAP GUI.

In unserem Fall haben wir die Version 0 markiert, und Sie können nun Einstellungen im Kostenrechnungskreis vornehmen (siehe Abbildung 1.21).

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Abbildung 1.21: Einstellungen zum Kostenrechnungskreis

Anhand der Parameter Plan und Ist CalloutCaption sowie WIP/ErgErm und Abweichung CalloutCaption können Sie an dieser Stelle bei Bedarf Einstellungen widerrufen, die Sie zuvor in der allgemeinen Versionsdefinition vorgenommen haben.

Einstellungen der allgemeinen Versionsdefinition widerrufen

Sie haben in der allgemeinen Versionsdefinition festgelegt, dass Version 0 für Plan- und Istwerte zugelassen ist. Im Kostenrechnungskreis stellen Sie nun davon abweichend ein, dass Istwerte zwar erlaubt sind (indem Sie den Parameter Ist aktiviert lassen), Planwerte aber nicht zugelassen sein sollen (durch Ausschalten des Parameters Plan).

Umgekehrt ist dies nicht möglich: Ist das Führen von Plan- bzw. Istdaten in der allgemeinen Versionsdefinition nicht erlaubt, können Sie dies im Kostenrechnungskreis nicht davon abweichend zulassen.

Die Berechtigungsgruppe (BeGr) dient dazu, spezielle Berechtigungen für die Version zu definieren. So können Sie bspw. über das Berechtigungsobjekt K_KA09_KVS die Aktivitäten Anzeige (03) oder Planen (72) für einzelne Versionen über eine in der Tabelle V_TBRG gepflegte Berechtigungsgruppe zuordnen. Der Parameter RefVersion CalloutCaption ist notwendig, wenn Sie in der Prozesskostenrechnung (SAP CO-OM-ABC) mit Referenzversionen arbeiten.

Indem Sie in den Einstellungen zum Kostenrechnungskreis eine Version auswählen und dann links auf Einstellungen pro Geschäftsjahr (siehe in Abbildung 1.22) verzweigen, pflegen Sie die geschäftsjahresabhängigen Einstellungen zur Version.

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Abbildung 1.22: Einstellungen pro Geschäftsjahr

Zunächst nehmen Sie hier einen Eintrag für jedes Geschäftsjahr vor, in dem die Version eingesetzt werden soll. Über Version gesperrt verhindern Sie, dass im entsprechenden Geschäftsjahr Planwerte verändert werden können. Indem Sie den Parameter Planungsintegration CalloutCaption aktivieren, erlauben Sie, dass Planwerte aus der Kostenstellenrechnung und der Prozesskostenrechnung in die Profitcenter-Rechnung übergeben und dabei Planbelege erzeugt werden. Kopieren erlaubt bedeutet, dass die Planwerte zu der entsprechenden Version kopiert werden dürfen. Über die Schaltfläche Customizing können Sie weitere Geschäftsjahre hinzufügen.

Mit einem Doppelklick auf eine Zeile in der Spalte Jahr (z.B. 2023 ) gelangen Sie zu den Detaileinstellungen zum Geschäftsjahr (siehe Abbildung 1.23). Da Sie durch die Aktivierung des Parameters Planungsintegration eine Änderung in der Version durchgeführt haben, erscheint zuvor eine Meldung, dass das System prüft, ob für diese Version innerhalb Ihres Kostenrechnungskreises bereits Bewegungsdaten vorliegen. Sollte das der Fall sein, ist eine Änderung nicht mehr möglich. Sofern Sie in Ihrem Kostenrechnungskreis noch keine Buchungen durchgeführt haben, können Sie die Frage Soll die Funktion »Version ändern« im Hintergrund ausgeführt werden? mit Ja beantworten.

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Abbildung 1.23: Details zum Geschäftsjahr – Planung

Im Abschnitt Allgemeine Kennzeichen finden Sie dieselben Parameter wieder, die wir bereits oben erläutert haben. Darüber hinaus steuern Sie über den Kurstyp CalloutCaption für Belege in dieser Version, zu welchem Wechselkurs sie in Belege in Fremdwährung umgerechnet werden sollen. Sie können im System unterschiedliche Kurstypen hinterlegen und je Typ unterschiedliche Fremdwährungswechselkurse pflegen. So können Sie anhand des Kurstyps z.B. zwischen Geld-, Brief- und Mittelkurs unterscheiden. Beim Wertstellungsdatum geben Sie an, zu welchem Datum der Kurs ermittelt werden soll. Wenn Sie das Kennzeichen Planintegration mit Kostenstellen/Geschäftsprozessen CalloutCaption aktivieren, bedeutet dies, dass geplante Leistungsaufnahmen auf Empfängern auch automatisch beim Sender fortgeschrieben werden.

Über die Registerkarte Tarifermittlung (siehe Abbildung 1.24) legen Sie die Verfahren fest, die zur Ermittlung des Tarifes einer Leistungsart herangezogen werden. Darauf gehen wir im Abschnitt 2.2.6 zur Leistungsartenrechnung näher ein.

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Abbildung 1.24: Details zum Geschäftsjahr – Tarifermittlung

Wir schließen damit das Thema »Versionen« ab und wenden uns einer Besonderheit unter SAP S/4HANA zu.

Versionen

In der Videosammlung »Controlling mit SAP S/4HANA – Customizing Kostenstellenrechnung«, die Sie über den frei zugänglichen Bereich unserer SAP-Lernplattform aufrufen, legen wir im Video »Versionen« ergänzend zur Version 0 für unseren Kostenrechnungskreis noch die Versionen Z1 Jahresplanung sowie Z2 bis Z5 für die Quartalsplanungen an. Das Konzept dahinter haben wir im Kasten »Versionen im Plan« am Anfang von Abschnitt 1.2.3 erläutert. Wie Sie den Zugang zum Video erhalten, haben wir im Vorwort beschrieben.

1.2.4 Plankategorien

Bisher haben Sie sich mit der Anlage von Versionen beschäftigt, bei der auch entsprechende Plandaten hinterlegt werden. Mit der Einführung von SAP Fiori und der Zusammenführung aller Plandaten im Universal Journal (Tabelle ACDOCP) werden ergänzend Kategorien für die Planung verwendet. Allerdings können Sie Versionen nur noch innerhalb der SAP GUI weiterhin für Planungen einsetzen. Sofern Sie Plandaten über Fiori-Apps einspielen, werden diese direkt auf die ACDOCP geschrieben, und Sie haben innerhalb der Fiori-Oberfläche keine Möglichkeit mehr, über Versionen auszuwerten. An ihre Stelle treten die Plankategorien.

Diese können Sie im Customizing unter Controlling • Controlling Allgemein • Planung • Kategorien für Planung pflegen anlegen. Eine Übersicht ist in Abbildung 1.25 zu sehen.

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Abbildung 1.25: Plankategorien

Neben der Plankategorie ACT01 für das Ist hat besonders die Plankategorie PLN CalloutCaption für die im Abschnitt 3.3 vorgestellte Planung auf Plankategorien eine Bedeutung.

Außerdem sind Plankategorien durch die Option der Budgetierung von Kostenstellen über Fiori-Apps interessant. Hierdurch ist eine Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen unter SAP S/4HANA in der On-Premise-Version möglich. Wir gehen darauf in den Abschnitten 2.2.5, 3.7 und 3.8 näher ein. Der SAP-Hinweis 2952493 bietet Ihnen ergänzende Informationen.

Während Istdaten (sprich Ihre Buchungen) sowohl in den Fiori-Apps als auch in den Berichten innerhalb der SAP GUI auswertbar sind, sind Planungsdaten leider nicht in beiden Systemen verfügbar. In der SAP GUI werden die klassischen CO-Planungstabellen gelesen, während in SAP Fiori nur die Plandaten aus der ACDOCP extrahiert werden.

Plandaten zwischen ACDOCP und CO-Tabellen übertragen

Die SAP-Hinweise 2968212 und aktuell 3007760 (für etwaige Korrekturen) behandeln zwei releaseabhängige Hintergrundjobs, die die Plandaten zwischen klassischen Planungstabellen und der ACDOCP austauschen.

Um die Plandaten von SAP ERP (CO-Tabellen) nach SAP S/4HANA (ACDOCP) zu übertragen, starten Sie den Report R_FINS_PLAN_TRANS_CO_ERP_2_S4H mit der Transaktion SA38. Danach erhalten Sie Masken gemäß Abbildung 1.26.

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Abbildung 1.26: Report R_FINS_PLAN_TRANS_CO_ERP_2_S4H

In unserem Beispiel haben wir als Planungsgebiet KST: Kosten KoStellen: Kostenarten/Leistungsaufnahme gewählt und können nun im Abschnitt Selektionen ERP für Lesen eine Version CalloutCaption sowie Kostenrechnungskreis, Geschäftsjahr, Perioden etc. auswählen und diese im Abschnitt Selektionen S/4HANA für Schreiben einer Plankategorie und dem entsprechenden Ledger zuordnen .

Umgekehrt können wir Daten aus der ACDOCP in eine passende Version durch den Report R_FINS_PLAN_TRANS_CO_S4H_2_ERP mit der Transaktion SA38 übertragen. In Abbildung 1.27 wählen Sie erneut das Planungsgebiet aus und im darauffolgenden Bildschirm die Plankategorie CalloutCaption sowie weitere erforderliche Daten im Abschnitt Selektionen S/4HANA für Lesen, um diese dann im Abschnitt Selektionen ERP für Schreiben einer Version zuzuordnen.

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Abbildung 1.27: Report R_FINS_PLAN_TRANS_CO_S4H_2_ERP

Sie können beide Reports erst einmal im Testmodus ausführen oder alternativ in regelmäßigen Abständen durch Ihre SAP-Basis als Hintergrundjob abspielen lassen.

Im Ergebnis können Sie sowohl die Planungsfunktionen aus der Fiori-Welt, bspw. durch die Fiori-App »Finanzplandaten importieren«, als auch diejenigen der klassischen Planungstransaktionen in SAP GUI (auf die wir hier im Buch nicht näher eingehen werden) nutzen.

Damit haben wir die übergreifenden Einstellungen im Controlling als Grundlage für die Kostenstellenrechnung abgeschlossen und werden uns im folgenden Kapitel intensiver mit der Kostenstellenrechnung selbst beschäftigen.

2 Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung hilft Ihnen dabei, die Struktur Ihres Unternehmens in Verantwortungsbereichen abzubilden. Im Gemeinkostencontrolling sind Kostenstellen als Ort der Kostenentstehung definiert. Wir möchten Ihnen in diesem Kapitel die Bedeutung der Kostenstellen ausführlicher vorstellen, damit Sie Ihre Gemeinkosten zukünftig besser planen, erfassen und verrechnen können.

Die Kostenstellenrechnung sollte Ausgangspunkt Ihrer Reise ins Controlling sein, da sie Ihnen hilft, die Unternehmensstruktur im Sinne von Kostenverantwortung abzubilden. Jeder einzelne Verantwortungsbereich eines Unternehmens wird dabei durch eine Kostenstelle repräsentiert. Eine Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit, die eine bestimmte Aufgabe ausführt (bspw. Finanzbuchhaltung, Controlling, Leitung oder Einkauf), der eine gewisse Anzahl von Personen zugeordnet ist (z.B. die Anzahl der Beschäftigten in der Finanzbuchhaltung) und die einen Verantwortlichen hat (den Kostenstellenleiter). Kostenstellen können hierarchisch gegliedert werden, um die gesamte Unternehmensstruktur abzubilden. Für Sie ist entscheidend, nach welchen Kriterien eine solche Strukturierung erfolgen soll.

Eine erste Orientierung bietet zumeist die Branche, der ein Unternehmen zuzurechnen ist. Ein Industrieunternehmen ist sicherlich anders organisiert als ein Dienstleister oder gar eine öffentliche Einrichtung. So erfolgt in vielen Firmen eine Strukturierung nach Funktionen (Rechnungswesen mit Buchhaltung und Controlling, Vertrieb, Logistik mit Einkauf und Produktion) und in anderen nach einzelnen Produktsparten. In international aufgestellten Unternehmen kann wiederum eine Gliederung nach geografischen Aspekten erfolgen. Sie sind nicht auf ein einzelnes Kriterium der Strukturierung beschränkt, sondern können auch gemischte Formen verwenden. Denkbar wäre z.B. eine Gliederung in drei Ebenen: in der obersten nach den verschiedenen Standorten (geografisch), dann nach einzelnen Abteilungen (Funktionen) und unten schließlich nach den einzelnen Produktgruppen (Sparten).

Über die Kostenstellenstruktur können sämtliche Gemeinkosten eindeutig einer Kostenstelle und damit einem Verantwortlichen zugeordnet werden.

Definition: Gemeinkosten

Die Betriebswirtschaftslehre unterscheidet im Controlling zwischen direkten Einzelkosten und indirekten Gemeinkosten. Auch wenn Sie in der Regel direkte Kosten der Verwaltung (bspw. die Personalkosten der Finanzbuchhaltung) einer Kostenstelle zuordnen können (Kostenstelle der Finanzbuchhaltung), stellen diese doch gleichzeitig Gemeinkosten dar, da ihnen der direkte Zusammenhang mit einem Produkt des Unternehmens fehlt. Die Endkosten werden daher eher auf Objekten anderer Teilmodule wie CO-Innenaufträgen, Projektstrukturplan(PSP)-Elementen oder Ergebnisobjekten abgebildet.

Für die Verrechnung von Gemeinkosten auch auf andere Objekte, etwa auf die in der Definition erwähnten CO-Innenaufträge oder PSP-Elemente, gibt es verschiedene Möglichkeiten, auf die wir sowohl im Rahmen der manuellen Verrechnung und der Leistungsverrechnung per Leistungsartenrechnung als auch der Verrechnung per Umlage/Verteilung eingehen werden. Die Unterscheidung der einzelnen Kosten erfolgt, wie bereits im Abschnitt 1.1.2 erläutert, über das Sachkonto, differenziert nach unterschiedlichen Kostenarten. Somit ist die Kostenstelle als Ort der Kostenentstehung nun das zentrale Element, um das es in diesem Kapitel gehen soll.

Innenaufträge oder PSP-Elemente

Während in SAP S/4HANA On-Premise im Controlling sowohl Innenaufträge als auch PSP-Elemente (als Objekte im Projektsystem, PS) genutzt werden können, stehen in der SAP S/4HANA Public Cloud nur noch PSP-Elemente zur Verfügung. Das ist nur eine Umstellungsfrage, da funktional betrachtet PSP-Elemente und Innenaufträge deckungsgleich sind. PSP-Elemente besitzen sogar zusätzliche Funktionen (z.B. eine Projektstruktur).

Hintergrund sind die verschiedenen Migrationswege: Für den Weg von SAP ERP in die Cloud ist nur der Greenfield-Ansatz möglich, d.h., das SAP-System muss neu aufgesetzt werden. Bei einer Brownfield-Migration auf On-Premise werden die zuvor genutzten Innenaufträge mit übertragen und stehen somit auch weiterhin zur Verfügung.

Sollten Sie sich für die Migration von SAP ERP nach SAP S/4HANA interessieren, empfehlen wir Ihnen von Andreas Unkelbach:

  • das Buch »SAP S/4HANA Migration Cockpit – Datenmigration mit LTMC und LTMOM« (Espresso Tutorials, 2020) und
  • das Video »Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer« (Bestandteil der SAP-Lernplattform https://et.training).

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  • M. Wiegand

    01.44.2024

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